REKRYTOINTI JA TIETOSUOJA

Laissa säädetyt lähtökohdat rekrytointiprosessiin

Työnantajan tulee huomioida rekrytointiprosessissaan muun muassa yhdenvertaisuuslain sekä naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain ja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (työelämän tietosuojalaki) säännökset. Pääsääntöisesti työnantaja kerää ja tallentaa työnhakijasta erilaisia henkilötietoja rekrytointiprosessin yhteydessä sekä teettää mahdollisesti työnhakijalle erilaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä. Työelämän tietosuojalaissa on säädetty, missä tarkoituksissa ja minkälaisia tietoja työnhakijasta voi kerätä ja tallentaa sekä miten tarpeelliset tiedot tulee hankkia.

Mitä tietoja työnhakijalta voi kysyä ja kerätä?

Työnhakijalta voidaan kysyä vain työnhakuun ja haettavaan työhön liittyviä kysymyksiä. Työnhakijasta voidaan tallentaa vain haettavaan työhön liittyviä tarpeellisia asioita. Työnhakijalta ei saa kysyä eikä hänestä saa tallentaa arkaluontoisia tietoja, kuten esimerkiksi hänen terveydentilaan, uskontoon ja seksuaaliseen suuntautumiseen liittyviä tietoja, ellei niillä ole merkitystä työn tekemisen kannalta. Työnantajan on kerättävä työnhakuun ja työhön liittyvät tarpeelliset henkilötiedot ensi sijassa työnhakijalta itseltään. Mikäli työnantaja kerää työnhakijaan liittyviä tietoja muualta, on siihen oltava työnhakijan suostumus.

Voidaanko työnhakijan terveydentila selvittää?

Tietyissä tapauksissa työnantaja on velvollinen varmistamaan ennen työsopimuksen tekemistä, että työntekijä on lääketieteellisin perustein kykenevä tekemään työsopimuksen mukaista työtä. Tällainen velvollisuus työnantajalla voi olla esimerkiksi silloin, jos henkilö tulee työssään käsittelemään vaarallisia aineita tai hänen huono terveydentilansa voi aiheuttaa vaaraa muille ihmisille, kuten kollegoille tai asiakkaille. Rekrytointiprosessin yhteydessä työnantaja saa esittää työnhakijalle vain sellaisia hänen terveyteen liittyviä kysymyksiä, joilla on työn luonne huomioiden merkitystä työtehtävien asianmukaisen hoitamisen kannalta.

Millä edellytyksillä voidaan tehdä henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä?

Työnhakijalle voidaan teettää erilaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä. Testien tekeminen edellyttää kuitenkin aina työnhakijan antamaa suostumusta. Työnantajan on myös varmistettava, että käytettävät testimenetelmät ovat luotettavia, niiden tekijät ovat asiantuntevia ja testauksella saatavat tulokset ovat virheettömiä. Testejä voidaan tehdä, mikäli niiden tarkoitus on selvittää työnhakijan edellytyksiä työtehtävien asianmukaiseen hoitamiseen ja testin tulosten tulee olla tarpeellisia työsuhteen kannalta.

Millä edellytyksillä voidaan tehdä huumausainetestejä ja käsitellä työnhakijan luotto- ja rikosrekisteritietoja?

Työnantaja voi vaatia työnhakijaa esittämään todistuksen huumausainetestistä, jos tietyt yleiset työpaikkaan liittyvät edellytykset täyttyvät, ja mikäli työnhakijan on tarkoitus toimia sellaisissa työtehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, hyvää reagointikykyä, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä, tai työtehtävissä ollaan tekemisessä alaikäisten kanssa. Työnantajalla on myös oikeus tietyin edellytyksin käsitellä työnhakijaa koskevia henkilöluottotietoja työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi.

Lähtökohtaisesti työnantaja ei voi pyytää viranomaiselta työnhakijan rikosrekisteritietoja. Työnantajan velvollisuutena on kuitenkin pyytää työnhakijalta nähtäväksi alle kuuden kuukauden vanha rikosrekisteriote ennen työsopimuksen tekemistä tehtävään, jossa työskennellään lasten kanssa, esimerkiksi päiväkodissa tai koulussa.

 

Työnantajalla on myös mahdollisuus pyytää suojelupoliisia tekemään työnhakijasta turvallisuusselvitys (suppea, perusmuotoinen tai laaja), jos yrityksellä on painava tarve suojata sen arvokkaita liikesalaisuuksia tai muita erittäin merkittäviä taloudellisia etuja. Turvallisuusselvityksen hakemiseen vaaditaan työnhakijan suostumus. Turvallisuusselvityksen tekemisen edellytyksistä säädetään turvallisuusselvityslaissa.

Kuinka kauan työnhakijan henkilötietoja voidaan säilyttää?

Työnantaja on velvollinen laatimaan lain edellyttämän tietosuojaselosteen, josta käy muun muassa ilmi, mitä henkilötietoja työnhakijasta käsitellään, millä perusteella, ja kuinka kauan työnhakijan henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen, mikäli työnhakija ei tule valituksi hakemaansa työtehtävään, esimerkiksi myöhempiä rekrytointeja silmällä pitäen.

Mitä henkilötietoja työntekijästä voidaan käsitellä?

Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työntekijälle tarjottuihin etuuksiin tai jotka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Työnantaja ei saa käsitellä mitä tahansa henkilötietoja työntekijästään. Lain edellyttämästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän antamalla suostumuksella.

Työnantaja ei saa säilyttää työntekijöistään vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on viipymättä poistettava tai oikaistava. Henkilötietoja voidaan säilyttää ainoastaan niin kauan kuin  se on tarpeen. Työntekijöiden henkilötietojen säilytysajoista on olemassa erityissäännöksiä, joita työnantajan on noudatettava. Tällaisia ovat esimerkiksi työsopimus-, työaika- ja kirjanpitolaissa säädetyt vanhentumisajat.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien arkaluonteisten tietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä. Arkaluonteisia tietoja ovat esimerkiksi tiedot henkilön etnisestä alkuperästä, poliittisista mielipiteistä ja seksuaalisesta käyttämisestä ja suuntautumisesta.

Millä edellytyksillä voidaan käsitellä työntekijän terveyden tilaa koskevia tietoja?

Työnantaja saa käsitellä työntekijänsä terveydentilatietoja, jos tietojen käsittely on tarpeen työntekijän sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien, terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi tai sen selvittämiseksi, onko työntekijän poissaoloon olemassa perusteltu syy. Työntekijän terveydentilatietojen käsittely on sallittua myös siinä tapauksessa, että työntekijä haluaa nimenomaisesti selvitettävän hänen työkykyisyytensä.

Työnantaja saa kerätä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muulta taholta. Mikäli työntekijä toimittaa työnantajalleen työkykyään koskevan lääkärintodistuksen tai -lausunnon, työnantaja saa luovuttaa sen eteenpäin työterveyshuoltoon, ellei työntekijä ole kieltänyt sen luovuttamista.

Työnantajan tulee säilyttää työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja sisältävät dokumentit erillään muista työntekijän henkilötiedoista. Työntekijän terveydentilaa koskevia merkintöjä ei saa tallettaa työnantajan muihin henkilörekistereihin, kuten palkkahallintorekisteriin.

Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain sellaiset henkilöt, jotka kyseisten tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työntekijän työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä täytäntöön. Työnantajan on nimettävä tällaiset henkilöt tai määriteltävä ne tehtävät, joihin sisältyy työntekijöiden terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä.

Mistä tietosuoja-asioista työnantajan tulee neuvotella työntekijöidensä kanssa?

Henkilötietojen kerääminen rekrytointiprosessissa ja työsuhteen aikana kuuluu yhteistoimintalain mukaisen yhteistoimintamenettelyn piiriin. Mikäli työnantajan tulee soveltaa yhteistoimintalain säännöksiä, sen on neuvoteltava henkilöstönsä kanssa uusien henkilötietojärjestelmien käyttöönotosta ja niiden sisällöstä sekä muista kerättävistä tiedoista. Yhteistoimintamenettelyssä ei voida sopia sellaisten tietojen keräämisestä, jotka eivät täytä työelämän tietosuojalain edellyttämää tarpeellisuusvaatimusta.

Mitä seuraamuksia voi aiheutua lain rikkomisesta?

Työnantaja tai työnantajan edustaja voidaan tuomita työelämän tietosuojalain säännösten rikkomisesta sakkoon. Yleisen tietosuoja-asetuksen rikkomisesta rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle voidaan määrätä asetuksen mukainen hallinnollinen seuraamusmaksu, joka voi seurata esimerkiksi asetuksessa säädettyjen rekisterinpitäjän velvollisuuksien ja rekisteröidyn oikeuksien rikkomisesta.

Muun muassa tietosuojarikoksesta, tietomurrosta, salakuuntelusta, viestintäsalaisuuden loukkauksesta ja salassapitorikoksesta seuraavasta rangaistuksesta säädetään rikoslaissa. Yhteistoimintaa koskevien säännösten rikkomisesta säädetään vuorostaan yhteistoimintalaissa.

HR & työoikeus

Tutustu Iconicsin työelämän juridiikkaan liittyviin palveluihin

Juristi päiväksi

Hyödynnä juristin apua ennakoitavalla laskutusmallilla

HR dokumentit

Varmista, että yritykselläsi on pakollinen HR dokumentaatio

Asiantuntijat

Tutustu Iconicsin asiantuntijoihin ja ota yhteyttä

ICONICSIN MISSIO ON YKSINKERTAINEN: LUODA PAREMPIA LIIKEJURIDIIKAN PALVELUITA.

KÄYTÄMME LAKIA LIIKETOIMINNAN MAHDOLLISTAMISEEN.

SINÄ VOIT KESKITTYÄ MENESTYKSEESI.

Iconics Oy

Teollisuuskatu 21, 00510 Helsinki

hello@iconics.fi

Tilaa uutiskirjeemme!

  • Black Twitter Icon
  • Black LinkedIn Icon
  • Black Facebook Icon

© Iconics Oy, 2020