EU:n whistleblower-direktiivi tulee osaksi kansallista lainsäädäntöä joulukuussa 2021. Direktiivi velvoittaa yli 50 henkilöä työllistäviä tai yli 10 MEUR liikevaihdon ylittäviä yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita perustamaan epäiltyjen väärinkäytösten ilmiantokanavan ("ilmoituskanava", "eettinen kanava"). Lainsäädännön on tarkoitus antaa suojaa työnantajan kostotoimilta, kuten erottamiselta, alentamiselta tai pelottelulta. Ilmoittajaan kohdistuvista vastatoimista tulee kiellettyjä ja rangaistavia.
Direktiivin mukaan organisaatioiden on perustettava tietoturvallinen ilmiantokanava, jolla mahdollistetaan ilmoitukset väärinkäytöksistä. Organisaation tulee lähettää vastaanottoilmoitus seitsemän päivän sisällä ilmoituksesta sekä käsitellä ja tutkia asia kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Ilmiantokanavan toiminnasta vastaavalla henkilöillä – olivat ne sitten organisaation sisäisesti nimettyjä henkilöitä tai organisaation ulkopuolisia asiantuntijoita – on oltava riittävä ammattitaito ilmoitusten vastaanottoon, käsittelyyn ja tutkintaan. Ilmoittajan identiteettiä on suojeltava ja raportit on säilytettävä tietoturvallisesti. Direktiivi lähtee siitä, että ilmoitus olisi ensin tehtävä työnantajalle sisäistä ilmiantokanavaa käyttäen, toisessa vaiheessa ulkoista ilmiantokanavaa käyttäen toimivaltaiselle viranomaiselle ja kolmantena vaiheena voisi olla tietojen julkistaminen. Tämä hierarkia mahdollistaa sen, että organisaatiot voivat pyrkiä selvittämään paljastuvat ongelmat oma-aloitteisesti.
Ilmiantokanavien käytössä työpaikoilla on otettava huomioon tietosuoja-asetuksesta ja työelämän tietosuojalaista johtuvat velvoitteet. Ennen kuin ilmiantokanava voidaan ottaa yrityksessä käyttöön, tulee asianmukaiset yhteistoimintamenettelyt henkilöstön kanssa käydä läpi. Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaan ilmiantokanavan käyttöönotto edellyttää myös tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin (DPIA) toteuttamista.
Kun siis valmistaudut tulevaan lainsäädäntöön:
kartoita eri vaihtoehtoja ilmiantokanavan tekniselle toteuttamiselle
laadi yhteistyössä henkilöstön kanssa organisaation eettiset periaatteet (Code of Conduct) ja jalkauta se organisaatioon
laadi tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi sekä muu dokumentaatio, kuten tietosuojaseloste ja ilmiantokanavaa koskeva Q&A
kouluta avainhenkilöstö ilmiantokanavan tarkoituksesta ja käytöstä
käsittele asia yhteistoimintaneuvotteluissa
Tärkeää – ellei tärkeintä – on kuitenkin se, että vastuullisuus, eettinen toiminta ja läpinäkyvyys rakennetaan osaksi organisaation DNA:ta, eikä asia jää vain lainsäädännön pakolliseksi, tekniseksi toteuttamiseksi. Parhaimmillaan tätä lainsäädäntömuutosta voi käyttää ajurina rakentamaan yrityskulttuuria, jossa kaikilla on oikeus tuoda esiin epäkohdat ilman pelkoa ikävistä seuraamuksista, ja jossa epäkohdat käsitellään avoimesti perimmäisiä syitä tutkien. Vastuulliset yritykset saavat tutkitusti liiketoimintahyötyjä mm. sitouttamalla asiakkaita, nostamalla yrityksen arvoa sijoittajien silmissä ja houkuttelemalla parhaita osaajia.
Lisätietoja asiasta antaa:
Anna Paimela
Osakas
+358 40 164 8626
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.