Rahanpesulaki sääntelee hyvin selkeästi ilmoitusvelvollisen vastuusta työntekijöiden koulutuksesta. Lain mukaan ilmoitusvelvollisen on huolehdittava, että sen työntekijät saavat koulutuksen rahanpesulain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen varmistamiseksi. Ilmoitusvelvollisen on lisäksi nimettävä johdostaan henkilö, joka siinä vastaa tämän lain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen valvonnasta.
Koulutuksen oltava jatkuvaa ja kattavaa
Ilmoitusvelvollisen tulee näin olla varmistua siitä, että henkilöstö osaa soveltaa ja noudattaa rahanpesulakia riittävällä tavalla. Koulutuksen taso voi vaihdella henkilöstön toimenkuvien perusteella, sillä riippuen yrityksen koosta työntekijöiden tehtävät eroavat toisistaan. Osalle työntekijöistä riittää rahanpesun estämisen perusteiden tunteminen, kun taas esimerkiksi asiakasrajapinnassa toimivien tulee tuntea perusteellisemmin rahanpesun estämisen vaatimukset.
Rahanpesun estämisestä vastaava
Rahanpesun estämisestä vastaava henkilö on vastuussa yrityksessä rahanpesulain noudattamisesta. Mikäli yritys on suurempi tai toimii erityisen riskitoimialalla, tulee sen lisäksi nimetä rahanpesun estämisen sisäisestä valvonnasta vastaava. Suurin osa ilmoitusvelvollisista on pieniä yrityksiä, joille jälkimmäinen vaatimus ei ole tarpeellista.
Rahanpesun estämisen sisäiset ohjeet
Yrityksen työohjeiden osalta laki säätelee, että ilmoitusvelvollisella tulee olla omaan toimintaansa soveltuvia toimintaohjeita asiakkaiden tuntemista koskevista menettelyistä sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvästä asiakasta koskevien tietojen hankkimisesta, jatkuvasta seurannasta ja selonottovelvollisuudesta sekä ilmoitusvelvollisuuden noudattamisesta.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ohjeistukset tulisi rakentaa omaa yritystä silmällä pitäen. Ohjeistukset eroavat toimijasta, esimerkiksi finanssialan suurella toimijalla ohjeistukset tulee olla luonnollisesti laajempia kuin pienemmässä muutaman hengen kirjanpitoyrityksessä. Ilmoitusvelvollisten tulisi kuitenkin ymmärtää prosessien toimivuuden merkitys ja niiden noudattaminen. Pöytälaatikossa pölyttyvä ohjeistus ei hyödytä, jos sitä ei noudateta esimerkiksi asiakkaan tuntemisen suhteen ja prosessit vuotavat tämän seurauksena.
Koulutuksen, ohjeistuksen ja vastuuhenkilön roolit ymmärrettävä
Sisäisiä ohjeistuksia, toimintatapoja ja koulutusta pohdittaessa tulee ottaa huomioon se, että yrityksen johdossa tulee olla estämistyön vastuuhenkilö. Tämä tarkoittaa siis sitä, että johto vastaa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskienhallinnasta sekä menettelytapojen luomisesta. Yrityksellä tulee olla selkeä käsitys siitä, kenelle palveluita tarjotaan ja ketä asiakkaat ovat. Tämän lisäksi tulee varmistua siitä, että yrityksestä löytyy henkilöitä, joilla on riittävästi osaamista ja asiantuntemusta käsitellä yrityksen puolesta rahanpesuun liittyviä asioita ilman viivytystä.
Henkilöstön perehdyttäminen ja koulutus aihealueen parissa tulee olla kattavaa ja jatkuvaa. Työtehtävistä riippuen koko henkilöstöä ei tarvitse välttämättä kouluttaa yhtä laajasti, mutta toisaalta osa henkilöstöstä tarvitsee syventävää osaamista. Työprosessien tulee olla selkeitä ja ymmärrettäviä, lisäksi sisäinen ohjeistus tulee olla edellä mainitulla tavalla yrityksen omaan toimintaan soveltuvaa. Koulutus ja ohjeistus kannattaa ajatella yrityksen kannalta nimenomaan vahvuudeksi ja tärkeäksi riskienhallintakeinoksi: osaavat työntekijät havaitsevat tavanomaisesta poikkeavan toiminnan ja kohonneet riskit selkeästi paremmin kuin kouluttamaton, lisäksi selkeä ja ymmärrettävä ohjeistus toimii työntekijän tukena haastavassa tilanteessa ja varmistaa myös sujuvan asiakaskokemuksen.
Tarjoamme laajoja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen koulutuksia, ota yhteyttä ja varmista henkilöstösi osaaminen!
Inka Kärkkäinen
Counsel
+358 50 345 3195
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.