Asiakkaan tunteminen

Edellisessä artikkelissa kävimme läpi ilmoitusvelvollisia ja lain asettamia velvollisuuksia. Tässä kirjoituksessa perehdymme tarkemmin asiakkaan tuntemiseen. Jos ilmoitusvelvollisuus herättää kysymyksiä, palaa edelliseen artikkeliin.

Kun Googleen kirjoittaa asiakkaan tunteminen, hakutuloksiin ilmestyy monen sivun verran osumia pankki- ja rahoituslaitosten sivustoilta Miksi pankki kysyy–teemalla, ja toisaalta myös aiheeseen liittyvinä hakuina Onko pankin kyselyyn pakko vastata?-kysymyksiä.

Finanssialan toimijoiden osalta asiakkaan tunteminen on puhuttanut jo vuosien ajan ja samalla aiheuttanut myös tyytymättömiä asiakkaita. Selkeästi vähemmälle huomiolle on jäänyt muiden rahanpesulain tarkoittamien ilmoitusvelvollisten velvollisuus tuntea asiakkaansa, vaikka se on yksi tärkeimmistä velvoitteista.

Ilmoitusvelvollisen tulee tietää, kenen kanssa asioidaan ja millaista asiakkaan normaali toiminta on.

Keskeiset velvollisuudet

• Asiakkaan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen

• Asiakkaan edustajan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen

• Tosiasiallisen edunsaajan tunnistaminen ja tarvittaessa henkilöllisyyden todentaminen

• Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tunnistaminen

• Tuntemistiedot, tietojen hankkiminen asiakkaan toiminnasta, tämän liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta sekä perusteista palvelun tai tuotteen käyttämiselle

• Tuntemistietojen säilyttäminen

Näiden velvollisuuksien toteuttamisen osalta on keskeistä arvioida riskiperusteisesti, minkälaisia toimia asiakassuhteeseen tulee toteuttaa ja liittyykö asiakkuuteen esimerkiksi vaatimus soveltaa tehostettuja tuntemistoimia.

Jos ilmoitusvelvollinen ei pysty toteuttamaan asiakkaan tuntemiseksi säädettyjä velvollisuuksia, ei asiakassuhdetta saa aloittaa tai suorittaa liiketoimea. Sen on myös tunnettava asiakkaansa toimintaa ja taustoja niin laajasti kuin asiakassuhde edellyttää. Asiakkaan tunteminen edellyttää myös, että palveluntarjoaja tietää, kenen toimeksiannosta ja kenen varoilla liiketoimia tehdään.

Asiakkaan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen

Ilmoitusvelvollisen on varmistuttava asiakkaan oikeasta henkilöllisyydestä eikä lain tiettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta saa olla anonyymeja tai tekaistuilla nimillä olevia asiakkuuksia.

Asiakkaan tunnistamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden selvittämistä asiakkaan antamien tietojen perusteella. Henkilöllisyys voidaan selvittää esimerkiksi virkatodistuksesta tai yksinkertaisimmillaan tiedustelemalla asiakkaan nimeä.

Henkilöllisyyden todentamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden varmistamista luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä peräisin olevien asiakirjojen tai tietojen perusteella.

Asiakas on tunnistettava ja tämän henkilöllisyys on todennettava esimerkiksi

• aina vakituista asiakassuhdetta perustettaessa;

• muiden kuin vakituisten asiakkaiden osalta silloin, kun suoritettavan liiketoimen suuruus tai toisiinsa kytkeytyvien toimenpiteiden suuruus on yhteensä vähintään 10 000 euroa;

• kun tavaroiden myynnistä käteisellä suoritettavan liiketoimen suuruus tai toisiinsa kytkeytyvien liiketoimien suuruus on vähintään 10 000 euroa ja kysymyksessä on satunnainen asiakkuus;

• aina silloin, jos kyse on epäilyttävästä liiketoimesta tai jos ilmoitusvelvollinen epäilee liiketoimeen sisältyvien varojen tai muun omaisuuden laillista alkuperää taikka niitä käytettävän terrorismin rahoittamiseen tai sen rangaistavaan yritykseen; tai

• aina silloin, jos ilmoitusvelvollinen epäilee aiemmin todennetun asiakkaan henkilöllisyyden todentamistietojen luotettavuutta tai riittävyyttä.

Edustajan toimiessa asiakkaan lukuun, ilmoitusvelvollisen tulee tunnistaa ja todentaa myös edustajan henkilöllisyys sekä varmistaa edustajan oikeus toimia asiakkaan puolesta.

Tosiasiallinen edunsaaja

Yksinkertaistettuna voidaan sanoa, että tosiasiallisella edunsaajalla tarkoitetaan sellaista luonnollista henkilöä, joka omistuksensa, äänioikeutensa tai muun perusteen kautta käyttää määräysvaltaa oikeushenkilössä.

Ilmoitusvelvollisen on tunnistettava ja pidettävä yllä riittäviä, tarkkoja ja ajantasaisia tietoja asiakkaan tosiasiallisista edunsaajista ja tarvittaessa todennettava näiden henkilöllisyys.

Yhteisön tosiasiallisella edunsaajalla tarkoitetaan luonnollista henkilöä, joka viime kädessä:

1. omistaa suoraan tai välillisesti suuremman kuin 25 prosentin osuuden oikeushenkilön osakkeista tai muuten omistaa vastaavan osuuden oikeushenkilöstä;

2. käyttää suoraan tai välillisesti suurempaa kuin 25 prosentin osuutta oikeushenkilön äänioikeuksista, ja tämä äänimäärä perustuu omistukseen, jäsenyyteen, yhtiöjärjestykseen, yhtiösopimukseen tai niihin verrattaviin sääntöihin; tai

3. käyttää muulla tavoin tosiasiallisesti määräysvaltaa oikeushenkilössä.

Osoituksena suorasta omistuksesta pidetään sitä, että luonnollisella henkilöllä on suurempi kuin 25 prosentin omistusosuus tarkasteltavasta oikeushenkilöstä.

Osoituksena välillisestä omistuksesta pidetään sitä, että

1. oikeushenkilöllä, jossa yksi tai useampi luonnollinen henkilö käyttää itsenäistä päätösvaltaa, on suurempi kuin 25 prosentin omistusosuus tai suurempi kuin 25 prosentin osuus äänioikeuksista tarkasteltavasta oikeushenkilöstä; tai

2. luonnollisella henkilöllä tai oikeushenkilöllä, jossa luonnollinen henkilö käyttää itsenäistä päätösvaltaa, on omistukseen, jäsenyyteen, yhtiöjärjestykseen, yhtiösopimukseen tai niihin verrattaviin sääntöihin perustuva oikeus nimittää tai erottaa enemmistö jäsenistä tarkasteltavan oikeushenkilön hallituksessa tai siihen verrattavassa toimielimessä.

Jos tosiasiallista edunsaajaa ei pystytä tunnistamaan tai edellä kerrotut edellytykset eivät täyty, tosiasiallisina edunsaajina pidetään yrityksen oikeushenkilön hallitusta tai vastuunalaisia yhtiömiehiä, toimitusjohtajaa tai muuta vastaavassa asemassa olevaa henkilöä.

Tosiasiallisen edunsaajan tunnistamisvelvollisuus luo läpinäkyvyyttä, joka on tärkeä keino rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistyössä. Ilmoitusvelvollisen tulee pitää kirjaa tosiasiallista edunsaajaa koskevista tunnistamistoimenpiteistä. Tunnistamistoimien arviointia helpottaa useimpien yhteisöjen velvollisuus tehdä PRH:lle edunsaajailmoitus.

Jos tosiasiallista edunsaajaa ei pystytä tunnistamaan ja tarvittaessa todentamaan tämän henkilöllisyyttä, on asiakassuhde lopetettava ja tehtävä tarvittaessa ilmoitus rahanpesun selvittelykeskukselle.

PEP - Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö

Laki on asettanut erityisiä tehostetun tuntemisen velvollisuuksia henkilöihin, jotka ovat poliittisesti vaikutusvaltaisia, heidän perheenjäseniä ja yhtiökumppaneita.

Henkilöä on pidettävä poliittisesti vaikutusvaltaisena henkilönä (PEP- politically exposed person) , jos hän toimii tai on toiminut julkisessa tehtävässä:

1. valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä;

2. parlamentin jäsenenä;

3. poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä;

4. ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta;

5. tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä;

6. keskuspankin johtokunnan jäsenenä;

7. suurlähettiläänä tai asiainhoitajana;

8. puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina;

9. valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai

10. kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä.

PEP:n perheenjäsenillä tarkoitetaan:

1. aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon;

2. lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania; ja

3. vanhempia;

PEP:n yhtiökumppanilla taas tarkoitetaan

1. kaikkia luonnollisia henkilöitä, joiden tiedetään olevan yhteisöjen, elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yhteisomistajia ja edunsaajia tai joilla tiedetään olevan mikä tahansa muu läheinen liikesuhde poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön kanssa; ja

2. kaikkia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat sellaisten yhteisöjen, elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen, joista tiedetään, että ne on tosiasiassa perustettu poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön eduksi, todellisia yksinomistajia ja edunsaajia

Tuntemistiedot ja niiden säilyttäminen

Lain mukaan ilmoitusvelvollisen on pidettävä kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tiedot ajantasaisina ja olennaisina. Vakituisen asiakassuhteen päättymisen jälkeen tiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla viiden vuoden ajan ja jos kyseessä on satunnainen liiketoimi, asiakkaan tuntemista koskevat tiedot on säilytettävä viiden vuoden ajan liiketoimen suorittamisesta.

Asiakkaan tuntemistiedoista on säilytettävä:

1. nimi, syntymäaika, henkilötunnus ja osoite;

2. edustajana toimivan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;

3. oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen sekä tarvittaessa yhtiöjärjestys;

4. oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

5. oikeushenkilön toimiala;

6. tosiasiallisen edunsaajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;

7. henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä;

8. tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen, palvelun tai tuotteen käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut mahdolliset tarpeelliset tiedot; ja

9. selonottovelvollisuuden ja poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot

Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei saa käyttää tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

Asiakkaan tuntemiseen liittyy myös velvollisuus varmistaa, ettei liiketoimeen liity pakotelistattuja henkilöitä tai yhteisöjä.

Riskiperusteinen asiakkaan tunteminen

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estäminen perustuu ilmoitusvelvollisessa yhteisössä rahanpesun riskiarvioon. Ilmoitusvelvollisen on arvioitava asiakassuhteeseen liittyviä riskejä riskiperusteisesti ja tarvittaessa luotava tehostetun tuntemisen toimia. Riskejä arvioidessa on otettava huomioon muun muassa jo olemassa oleviin asiakkaisiin, maihin tai maantieteellisiin alueisiin sekä uusiin, kehitettäviin ja jo olemassa oleviin tuotteisiin, palveluihin ja liiketoimiin sekä jakelukanaviin ja teknologioihin liittyvät riskit.

Ilmoitusvelvollinen saa noudattaa asiakkaan tuntemisen toimenpiteissä yksinkertaistettua menettelyä, jos arvioi riskiarvion perusteella, että asiakassuhteeseen tai yksittäiseen liiketoimeen liittyy vähäinen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riski. Tällöinkin asiakassuhteeseen liittyy velvollisuus seurata asiakassuhdetta, jotta tavanomaisesta poikkeavat liiketoimet havaitaan ja muita rahanpesulain säännöksiä tulee edelleen soveltaa.

Lain mukaan ilmoitusvelvollisen on sovellettava asiakkaan tuntemisen toimenpiteissä tehostettua menettelyä, jos riskiarvion perusteella ilmoitusvelvollinen arvioi asiakassuhteeseen tai yksittäiseen liiketoimeen kohdistuu tavanomaista suurempi rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen riski tai asiakkaalla on liittymäkohta tiettyihin riskivaltioihin. Tehostettu tuntemisvelvollisuus tarkoittaa muun muassa sitä, että asiakkaaseen, tämän liiketoimintaan ja liiketoimiin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Esimerkkejä tehostetun tuntemisen toimista on tuntemistietojen ajantasaisuuden varmistaminen lyhyemmällä syklillä, kiinnitetään erityistä huomiota asiakkaiden liiketoimiin tai selvitetään varojen alkuperää matalammalla kynnyksellä. Poliittisesti vaikutusvaltaisiin henkilöihin liittyy lain mukainen velvollisuus noudattaa tehostettua asiakkaan tuntemismenettelyä.

Asiakkaan tuntemiseen liittyviä riskitekijöitä

Kuten aiemmin tässä kirjoituksessa on kerrottu, asiakkaan tuntemisen toimenpiteet perustuvat riskiperusteiseen arviointiin. Ilmoitusvelvollisen toimien pohjana on riskiarvio, jossa tulee riittävän kattavasti arvioida kyseisen yrityksen toimintaan ja asiakaskuntaan liittyviä riskejä. Näiden havaittujen riskien pohjalta kyetään mitoittamaan asiakassuhteisiin liittyvät menettelytavat riittävällä tavalla.

Asiakkaan tuntemisen osalta on havaittu muun muassa seuraavia riskitekijöitä:

• Asiakas kieltäytyy henkilöllisyyden todentamisesta

• Asiakkaan antamat tiedot ovat ristiriidassa asiakastietojen tai asiakaskäyttäytymisen kanssa

• Asiakkaan tuntemiseksi vaadittavat asiakirjat ja selvitykset ovat puutteellisia

• Asiakkaan toiminnassa ja omistusrakenteissa on epäselvyyksiä tai rakenteiden selvittäminen on monimutkaista ja vaikeaa

• Asiakkaana olevan yhtiön vastuuhenkilöt/johto vaihtuu usein

• Asiakkaan suorittama liiketoimi ei vastaa asiakkaan taloudellista tilannetta

• Asiakas tekee taloudellisesti kannattamattomia tai muutoin epärationaalisia liiketoimia

Asiakkaan tuntemisen toimenpiteet ovat lopulta kuitenkin suhteellisen yksinkertaisesti toteutettavia menettelytapoja.

Artikkelisarjan seuraavat osat koskevat riskiarviota sekä selonotto- ja ilmoitusvelvollisuutta. Molemmat ovat hyvin tärkeä osa asiakkaan tuntemista, sillä asiakkaan tuntemisen menettelytavat pohjautuvat riskiarvioon ja selonottovelvollisuus taas tarkoittaa asiakkaan toiminnan tuntemista läpi asiakkuuden. Pysy siis kuulolla!

Heräsikö aiheeseen liittyen kysymyksiä? Annamme mielellämme lisätietoja edellä selostetuista velvollisuuksista ja niiden perusteella suoritettavista toimenpiteistä. Kysy lisää:

Inka Kärkkäinen

Counsel inka.karkkainen@iconics.fi

+358 50 345 3195

https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/edunsaajatiedot.html

Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Iconicsin uutiskirje täältä.

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estäminen ilmoitusvelvollisen näkökulmasta

Rahanpesulla tarkoitetaan kaikkea sellaista toimintaa, jossa rikollisesta tai laittomasta alkuperästä olevan rahan tai omaisuuden alkuperä pyritään häivyttämään, jotta se näyttäisi laillisesti hankitulta. Rahanpesu on tietoista rikollista toimintaa ja siihen voi syyllistyä esimerkiksi ottamalla vastaan, käyttämällä tai välittämällä rikoksella hankittua omaisuutta, tarkoituksena hankkia hyötyä tai häivyttää omaisuuden rikollinen alkuperä.

Terrorismin rahoituksella tarkoitetaan laillista tai laitonta alkuperää olevien varojen antamista, hankkimista tai keräämistä terroristiseen tarkoitukseen.