Legal Folks Oy on liikejuridiikkaan erikoistunut yritys. Käsittelemme asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja vastuullisesti ainoastaan toteuttaaksemme meille annetun toimeksiannon taikka kertoaksemme tavastamme tehdä juridiikasta selkokielistä. Tietosuoja on eräs painopistealueistamme, joten yksityisyytesi kunnioittaminen on meille kunnia-asia.

 

 

Tässä tietosuojalausekkeessa kerromme tarkemmin:

 

• Millaisia tietoja käsittelemme ja mistä saamme tiedot

• Mihin tarkoituksiin tietoja käytämme ja mikä on käsittelyn oikeusperusta

• Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Käytämmekö sivustolla evästeitä

• Millaisia vaikutusmahdollisuuksia sinulla on

• Mihin tietoja siirretään

• Mihin tietoja luovutetaan

• Miten tiedot suojataan

• Milloin tietosuojalauseketta on päivitetty

 

Meillä kaikki työntekijät vastaavat siitä, että asiakkaidemme yksityisyyttä ja henkilötietoja suojataan. Yhteystietomme löytyvät verkkosivustomme kohdasta ”Yhteystiedot”. Soita tai lähetä meille viesti, niin kerromme mielellämme lisää tietosuojakäytännöistämme.

 

Huomioithan, että legalfolks.fi -verkkosivusto saattaa sisältää linkkejä kolmannen osapuolen sivustoihin. Emme vastaa näistä sivustoista, ja pyydämme sinua tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin erikseen.

 

Millaisia tietoja käsittelemme ja mistä saamme tiedot?

 

Käsittelemme asiakkaistamme ja yhteistyökumppaneistamme sopimussuhteen kannalta tarpeellisia tietoja tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta välttämättömiä tietoja. Saamme tiedot pääasiallisesti asiakkailta ja yhteistyökumppaneilta itseltään asiakas- tai muun sopimussuhteen kestäessä sekä julkisista rekistereistä, kuten kaupparekisteristä.

​

Käsittelemme seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja: 

• asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli 

• omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten 

• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot 

• asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden suorittaminen ja käyttäminen sekä muut vastaavat tiedot 

• lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot 

• mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot 

• palvelujen muut tapahtumatiedot 

• reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot 

 

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsittelemme seuraavia asiakkaaseen liittyviä tietoja: 

• nimi, syntymäaika ja henkilötunnus 

• edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus 

• oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen 

• oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet 

• oikeushenkilön toimiala 

• tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus 

• henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä 

• tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut lakisääteiset asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot 

• varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot 

• ulkomaalaisen asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot 

 

Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja, kuten nimi, asema yrityksessä, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, keräämme julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten verkkosivustoilta tai LinkedInista tai henkilökohtaisten kontaktien taikka verkkosivustomme yhteydenottolomakkeen kautta.

​

Mihin tarkoituksiin tietoja käytämme ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

​

Käsittelemme asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöiden tietoja täyttääksemme toimeksiannon, pitääksemme asiakkaisiimme yhteyttä ja laskuttaaksemme palveluistamme sekä täyttääksemme sopimuksen mukaiset velvollisuutemme. Tämä käsittely perustuu sopimukseen, jonka olemme tehneet rekisteröidyn kanssa tai oikeutettuun etuun, joka perustuu rekisteröidyn edustaman organisaation ja Folksin väliseen sopimussuhteeseen. Laskutustietoja ja asiakkaan tunnistamiseksi tarvittavia tietoja, kuten passikopioita, säilytämme lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.

​

Juridisia palveluja tarjoavana yrityksenä meidän on kerättävä asiakkaan tunnistamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi tarvittavat henkilötiedot. Lisäksi keräämme henkilötietoja, joita tarvitsemme eturistiriitoja koskevien menettelyjen täyttämiseksi. Rahanpesulain mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteensopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

​

Tarvittaessa käsittelemme biometrisiä tietoja henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten (kuten tunnistettavan henkilön kasvokuvan ja passin tai henkilökortin käsittely). Käsittelyn oikeusperuste on tärkeä yleistä etua koskeva syy lainsäädännön nojalla, eli käsittely tässä selosteessa kuvatun mukaisesti rahanpesulain mukaisiin tarkoituksiin.

​

Potentiaalisten asiakkaidemme tietoja käsittelemme markkinoidaksemme palveluitamme. Tietoja sähköpostiviestiemme avaamisesta ja klikkaamisesta käsittelemme palveluidemme ja markkinointimme kehittämiseksi. Tällöin käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Uskomme aidosti, että tapamme tehdä töitä johtaa asiakkaan kannalta kustannustehokkaisiin ja liiketoimintalähtöisiin ratkaisuihin. Katsomme, ettei käsittely ole ristiriidassa perusoikeuksiesi tai -vapauksiesi kanssa, vaan auttaa sinua tekemään päätöksiä siitä, miten haluat yrityksesi lakiasiat hoitaa. Voit kuitenkin halutessasi vastustaa käsittelyä milloin tahansa.

​

Emme tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

 

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

​

Säilytämme asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietoja asiakas- tai muun sopimussuhteen keston ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolainsäädännön tai rahanpesulainsäädännön, noudattamiseksi. Toimeksiannon päätyttyä voimme olla sinuun myös yhteydessä, sillä haluamme kuulla, miten olemme onnistuneet ja voimmeko olla avuksi jossakin toisessa toimeksiannossa.

​

Potentiaalisista asiakkaista tulee useimmiten asiakkaitamme, mutta jos jostain syystä näin ei käy, poistamme järjestelmistämme henkilön tiedot kohtuullisen ajan kuluessa yhteydenotosta, kuitenkin viimeistään yhteydenottoa koskevan kalenterivuoden päättyessä. Uutiskirjeiden tilaajien tietoja säilytämme niin kauan kuin henkilö on uutiskirjeen tilaaja ja sähköpostiosoite vastaanottaa viestejämme.

​

Käytämmekö sivustolla evästeitä?

​

Voimme kerätä legalfolks.fi -sivustolla vierailevan käyttäjän päätelaitetta ja sivustomme vierailua koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän selaimen muistiin. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Emme saa evästeiden avulla tietoomme henkilötietoja, joiden perusteella voisimme suoraan tunnistaa verkkosivuston käyttäjän (kuten nimi tai sähköpostiosoite). Käytämme Matomo-verkkoanalytiikkatyökalua sivuston käytön analysoimiseksi. Matomon keräämät tiedot pseudonymisoidaan (IP-osoitteista piilotetaan kaksi viimeistä tavua). Käyttäjä voi halutessaan antaa suostumuksen tai kieltäytyä suostumuksen antamisesta hänelle esitettyjen evästevalintojen kautta.

 

Millaisia vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?

​

​

Kuuntelemme asiakkaitamme sekä yhteistyökumppaneitamme ja haluamme käyttää tietoja toivomallasi tavalla. Löydät alta tietosuojalainsäädännön edellyttämän informaation oikeuksistasi, mutta jos jokin tietojesi käsittelyssä arveluttaa sinua, otathan meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät verkkosivustomme kohdasta ”Ota yhteyttä”.

 

• Tietoihin pääsy: Jos haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot, ota meihin yhteyttä sähköpostitse tai muuten kirjallisesti ja liitä viestiin riittävät tiedot, jotta voimme tunnistaa sinut luotettavasti. Voit myös tulla henkilökohtaisesti käymään toimistollamme, niin annamme sinulle pääsyn sinua koskeviin henkilötietoihin. Tarjoamme samalla kahvit. Huomioithan, että sinulla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja. Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin pyynnöstäsi tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

​

• Tietojen korjaaminen: Jos tiedoissa on virheitä tai puutteita, teemme pyynnöstäsi tietoihin tarvittavat korjaukset ja täydennykset.

​

• Tietojen siirto: Halutessasi toimitamme sinulle csv-tiedoston henkilötiedoistasi.

​

• Käsittelyn vastustaminen: Markkinointia tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa ottamalla meihin yhteyttä.

​

• Tietojen poistaminen: Poistamme henkilötiedot, kun emme enää tarvitse niitä yllä kuvattuja käyttötarkoituksia varten. Voit myös itse pyytää tietojesi poistamista.

​

• Käsittelyn rajoittaminen: Rajoitamme käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että emme tarvitse tietoja enää yllä kuvattuja käyttötarkoituksia varten, mutta tietojen poistamisen sijaan haluat, että säilytämme tietoja.

​

• Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

​

• Jos koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi vastoin tietosuojalainsäädäntöä tai tätä tietosuojalauseketta, voit halutessasi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle, www.tietosuoja.fi.

​

Mihin tietoja siirretään?

​

Käytämme yhteistyökumppaneita tietojen käsittelyssä. Esimerkiksi asiakastieto- ja laskutusjärjestelmän tarjoajalla, kirjanpitäjällämme, sähköposti- ja tiedontallennuspalveluiden tarjoajilla sekä verkkosivuston ylläpitäjällä on pääsy henkilötietoihin. Ne ovat henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Olemme solmineet kumppaniemme kanssa tietojenkäsittelysopimukset, joilla pyrimme varmistamaan, että tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Osa kumppaneidemme alihankkijoista voi toimia EU/ETA-alueen ulkopuolella. Jos tietojen käsittely edellyttää niiden siirtoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämin tavoin, esimerkiksi EU:n komission vakiosopimuslausekkeita hyödyntäen tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework).

 

Mihin tietoja luovutetaan?

 

Jos myisimme liiketoimintamme,  voimme luovuttaa asiakkaidemme henkilötiedot luovutuksensaajalle. Ennen luovutusta kysymme kuitenkin asiakkaidemme mielipidettä siitä, haluavatko he siirtyä käyttämään luovutuksensaajan palveluita. Saatamme myös pyynnöstäsi välittää tietosi kumppaneillemme, jos katsomme, että kumppanimme voisi avustaa sinua meidän ohella tai sijaan. Muutoin emme luovuta tietoja, ellei pakottava lainsäädäntö tai meihin kohdistuva viranomaisen määräys sitä edellytä.

 

Miten tiedot suojataan?

 

Työntekijöiden päätelaitteet sekä asiakastietoja sisältävät ohjelmistot ovat ajantasaisin palomuurein, virustorjunnoin, salasanoin sekä muilla teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja. Asiakastieto- ja laskutusjärjestelmiin kirjautuminen tapahtuu vahvan tunnistautumisen kautta. Valitsemme kumppanimme huolellisesti sekä edellytämme myös niiltä asianmukaisia tietoturvatoimenpiteitä ja salassapitoa.

 

Tätä tietosuojalauseketta on päivitetty seuraavasti:

• 22.02.2024, jolloin päivitimme tietosuojalausekkeen vastaamaan rahanpesulain muutoksia.

• 10.06.2021, jolloin lisäsimme käsiteltävien henkilötietojen joukkoon myös yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötiedot.

• 19.10.2020, jolloin otimme käyttöön sivustolla Matomo-verkkoanalyytiikkatyökalun.

• 04.06.2019, jolloin päivitimme yrityksemme nimen vastaamaan nimenmuutosta. Ei sisällöllisiä muutoksia.

• 26.02.2019, jolloin otimme sivustolla käyttöön Google Analyticsin ja tarkensimme kohtaa ”Käytetäänkö sivustolla evästeitä.” Kuvasimme lisäksi Facebook-sivujemme kävijätietojen käsittelyä muuttuneen oikeuskäytännön vuoksi.

• 24.05.2018 julkaistut muutokset perustuivat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamiseen.

​